Une liste de contrôle de départ informatique garantit qu’un employé quittant l’entreprise perd ses accès, tandis que l’entreprise conserve les informations dont elle a encore besoin. Convenez du calendrier avec les RH et le responsable, puis traitez les comptes, les appareils et la propriété des données comme des tâches distinctes.
Convenez de la date limite d’accès avant le dernier jour
Désignez une personne pour coordonner les RH, le responsable et l’informatique. Consignez la date à laquelle l’accès doit prendre fin, l’équipement devant être restitué et qui héritera du travail de l’employé. Un départ imprévu peut nécessiter un déroulement différent de celui d’une passation planifiée.
Ne faites pas circuler les mots de passe pour maintenir la continuité du travail. Donnez à l’employé remplaçant son propre compte et les autorisations dont il a besoin. Des identifiants partagés compliquent ensuite les audits et les révocations.
Dressez l’inventaire au-delà du compte Microsoft 365
Vérifiez la messagerie, le VPN, le bureau à distance, les applications métier, les consoles cloud et tout compte personnel utilisé pour le travail de l’entreprise. N’oubliez pas les accès invités dans les environnements clients et les portails des fournisseurs. Demandez au responsable de confirmer la liste plutôt que de vous fier uniquement à un annuaire central.
Pour Microsoft 365, suivez les procédures prises en charge par le locataire pour bloquer la connexion et révoquer les sessions. Changer un mot de passe ne constitue pas à lui seul un plan complet de suppression d’accès. Vérifiez également les méthodes d’authentification et les appareils associés au compte. Microsoft documente les étapes pour supprimer un ancien employé de Microsoft 365.
Conservez les données de manière réfléchie, pas indéfiniment
Identifiez les fichiers et dossiers professionnels à conserver avant de supprimer un compte ou de retirer une licence. Vérifiez les règles de conservation et de licence applicables aux boîtes aux lettres, à OneDrive et aux autres services. Ne partez pas du principe que tous les services conservent les données supprimées pendant la même durée.
Transférez la propriété professionnelle des documents partagés, des intégrations d’applications et des tâches planifiées. L’accès à la boîte aux lettres d’un ancien employé doit avoir un objectif documenté, une approbation et une durée limitée. Les obligations en matière de confidentialité et de droit du travail s’appliquent toujours après le départ d’une personne.
Que doit-il advenir de l’ordinateur portable ?
Consignez le retour et l’état de l’appareil, puis suivez un processus approuvé pour préserver les données professionnelles nécessaires et effacer l’appareil avant sa réutilisation. En cas d’appareil perdu ou non restitué, évaluez les contrôles à distance disponibles et la gestion des incidents. N’effacez pas l’appareil avant de vous renseigner sur les fichiers nécessaires.
Pouvons-nous supprimer le compte immédiatement ?
Seulement après avoir vérifié la conservation des données, la propriété et les éventuelles dépendances de service. Bloquer l’accès et supprimer une identité sont deux décisions différentes. Un compte peut détenir une intégration ou une méthode de récupération même lorsque la personne n’a plus besoin de se connecter.
Rendez votre liste de contrôle de départ informatique reproductible
Une liste de contrôle courte avec des responsables désignés est plus utile qu’un long document que personne ne complète. Le support informatique géré d’ICT Shift aide à coordonner les accès et les appareils, et Cybersécurité et continuité d’activité traite de l’exposition aux risques et de la reprise d’activité.
Parlez à un ingénieur de votre processus de départ informatique si les départs dépendent actuellement de la mémoire de quelqu’un pour savoir quels comptes existent.
